CÓMO ASEGURARTE DE QUE LAS JUNTAS DE TRABAJO SIEMPRE SEAN EFICIENTES

Nos sucede a todos, el querer llegar a acuerdos y no poder hacerlo por diversas razones. El tema puede ser urgente, y sin embargo, los desvíos de atención se interponen. Para que ello no le suceda a tu equipo de trabajo, queremos darte algunos consejos para que las juntas de trabajo en tu empresa siempre sean eficientes, empezando por conseguir una excelente sala de juntas. Verás que poniendo en práctica estos consejos podrás avanzar mucho más en las áreas laborales que te son necesarias. Veamos a qué nos referimos…

Antes que nada, recuerda que tu equipo de trabajo está conformado por diferentes personas, las cuales tienen preocupaciones por sí mismas. No importa si son preocupaciones del trabajo o no, jamás sabremos qué es lo que acontece en sus vidas si ellos no lo comunican. Por eso debes tener presente que cada cabeza es un mundo, y por una u otra razón, no estarán siempre al cien por ciento en sintonía contigo. El reto aquí es hacer que se encuentren en sintonía contigo y el resto del equipo, en un noventa por ciento, al menos. ¡Sí se puede!

Considera un horario conveniente. Con estos nos referimos a que las juntas las establezcas en un horario que le convenga a todos o a la mayoría. También piensa en las necesidades básicas de las personas, no vayas a establecer juntas alrededor de la hora de la comida y te decimos por qué. Si convocas a junta justo antes de salir a comer, todos estarán pensando en salir (lo mismo justo antes de abandonar las instalaciones por haber cumplido su horario laboral), o bien, si convocas a juntas durante la comida, las personas no tendrán la energía para concentrarse. Una persona necesita alimentos para poder funcionar adecuadamente, no lo olvides. Y si convocas a junta justo después de la comida, las personas estarán tan llenos que su estómago y el resto de sus funciones estarán un poco lentos por enfocarse en procesar los alimentos. Si escogemos un horario ideal para las juntas sería iniciando el día o en las primeras horas de la mañana. Si es posible agrega snacks y bebidas para que esta parte no sea excusa para concentrarse.

Planea previamente los temas a tratar. Si convocas a una junta urgente, probablemente las personas no tengan los datos o disposición para tratar los temas. En cambio, si das a conocer la razón de la junta con anticipación e incluso si pides tareas específicas a tus compañeros, entonces podrán prepararse mejor. Incluso podrían llegar a terminar aquellos pendientes que tenían sólo para poder presentarlos durante la reunión.

Escoge la sala de juntas ideal. Tal vez no lo creas pero el ambiente físico donde se reúna tu equipo de trabajo puede llegar a hacer la diferencia entre la eficiencia o la ineficiencia. Asegúrate de que esté completamente equipada, que sus elementos sean funcionales y agradables a la vista, que no haya malos olores y que las herramientas de trabajo como pantallas, proyectores, grabadoras de sonido, teléfonos y demás, se encuentren en óptimas condiciones. Además, siempre asegúrate de que haya suficientes sillas para todas las personas involucradas. Sería una verdadera indiscreción no considerar a todos los posibles asistentes. Como hemos dicho, trata de que haya al menos agua para hidratar a los empleados, sobre todo si es una junta que tomará mucho tiempo.

Por fortuna, nosotros en Ofirent podemos proveer a tu recurso humano de todas estas características. No tendrás que preocuparte por nada, puesto que tenemos la sala de juntas que mejor se adapta a tus necesidades. Nuestra sala de juntas permite que el espacio físico no sea un impedimento para llegar a optimizar el trabajo, sino un apoyo total y eficiente. Pregunta hoy mismo por este servicio y haz de las actividades laborales, un placer y no una carga.

Organiza los puntos. Para que te asegures de que la junta ha sido útil, no dejes de lado ningún tema a tratar. Organiza los puntos de la siguiente manera: primero, los más urgentes, después los menos urgentes. En cada punto, si es necesario, escribe quién es la persona indicada de completar la actividad y cuáles son los recursos que se requieren, después, cuál es el avance de la actividad y cuándo estará completada. Establece fechas, si es necesario. Así, podrás tener una mayor organización.

Además, trata de no desviarte de los temas. Si algún otro punto surge, anótalo al final de la lista, una vez que ya la hayas completado como originalmente la planeaste, regresa a ese punto y realiza el mismo procedimiento previo.

Evita distracciones. Algo que es sumamente importante es que evites las distracciones a como dé lugar. Una junta de trabajo no tiene por qué tardar horas si se analizan los temas con atención. Eviten el uso de celulares durante este tiempo. Si es posible, dar la orden de no molestar desde afuera. El asegurarte del correcto uso de materiales dentro de la sala de juntas puede evitar también las distracciones. Si ves que la atención se centra en otra cosa que no es referente al trabajo, corta el tema y regresa a lo importante.

Esperamos que te hayan servido nuestros consejos. Te invitamos a que conozcas nuestras salas de juntas que están esperando a ser utilizadas por ti y tu equipo de trabajo. En ellas verás que es muy sencillo y rápido realizar tus respectivas juntas de trabajo.

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